Usługi budowlano-montażowe
Rozwiązanie przeznaczone dla firm wykonawczych specjalizujących się w budownictwie drogowym, przemysłowym i specjalistycznym.
Rozliczenia wzajemne i konsolidacja wyniku finansowego dla grup kapitałowych
Dla wielu przedsiębiorstw budowlanych rozliczenia w ramach grup kapitałowych stanowią istotny element polityki biznesowej. Spłaszczona struktura organizacyjna, szybsze podejmowanie decyzji, łatwość pielęgnowania i rozwijania specjalizacji, ułatwienia przy przejmowaniu firm, a także ograniczenie ryzyka – to tylko niektóre z korzyści. Te zalety okupione są jednak utrudnieniami w rozliczeniach wzajemnych, a także problemami z planowaniem i śledzeniem realizacji wyniku finansowego grupy jako całości.
SOFT TEAM Consulting stworzył gotowe rozwiązanie obejmujące oba te obszary. Na bazie systemu SAP Business One powstało rozwiązanie upraszczające wzajemne rozliczenia spółek w grupach kapitałowych. Pozwala ono także stworzyć wspólny dla wszystkich spółek, zagregowany plan budżetowy oparty na jednolitych założeniach, a następnie śledzić jego wykonanie w czasie rzeczywistym.
Rozwiązanie pozwala m.in.:
- Ustalić wspólne dla wszystkich spółek zasady rozliczeń i kontrolować ich przebieg
- Stworzyć plan budżetowy wspólny dla wszystkich spółek
- Zdefiniować jednolite założenia budżetowe dla budżetów cząstkowych
- Zastosować jedną, wspólną terminologię i zestaw miar dla wszystkich spółek
- Kontrolować przebieg procesu planowania i zatwierdzania budżetów
- Na bieżąco śledzić stan i raportować wykonanie budżetów dla poszczególnych spółek, grup spółek i całej grupy kapitałowej
- Śledzić i analizować zagregowany wynik finansowy w czasie rzeczywistym – z dowolnego miejsca i o dowolnej porze (wbudowany portal WWW)
Szczegółowe planowanie i rozliczenia dla wszystkich realizowanych projektów osobno i łącznie
Utrzymanie założonego poziomu marż w działalności budowlano-montażowej wymaga realistycznego planowania, a także wczesnego wykrywania odchyleń od założonych planów. Dotyczy to m.in. postępu prac, wykorzystania budżetów celowych, spływu należności, wykorzystania ustalonych z dostawcami warunków handlowych itp.
Na bazie renomowanego systemu SAP Business One
SOFT TEAM Consulting stworzył rozwiązanie pozwalające rzetelnie planować i wyceniać prace budowlano-montażowe, a jednocześnie szczegółowo śledzić wykonanie planów i raportować odchylenia na poziomie kontraktów, budów lub ich grup. Dzięki niemu możliwe jest wczesne wykrywanie nieprawidłowości i ich eliminowanie zanim przekształcą się w straty lub opóźnienia.
Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting umożliwia m.in.:
- Formalną kwalifikację poddostawców i podwykonawców
- Gromadzenie szczegółowej informacji na temat asortymentu i cen
- Zarządzanie zapytaniami ofertowymi, ofertami, kontraktami i cennikami
- Możliwość automatycznego generowania oddzielnej struktury kont analitycznych dla każdego kontraktu
- Przypisywanie uzgodnionych cenników do budów lub kontraktów
- Tworzenie budżetów celowych na poziomie budów, kontraktów lub ich grup
- Automatyczne powiadamianie o przekroczeniu progów wykorzystania budżetów (różne progi dla różnych budżetów)
- Automatyczne generowanie raportów dla budów, kontraktów, typów i grup budżetów kosztowych, grup budów i kontraktów
- Automatyczne konsolidowanie wykorzystania określonych typów budżetów w skali spółki, grupy spółek i całej grupy kapitałowego
Rozliczenia z kontrahentami w formie kompensat wielostronnych, zaliczek, przedpłat, cesji, itp. jeszcze przed księgowaniem
Skomplikowanie i wielowariantowość rozliczeń w branży budowlano-montażowej przekracza możliwości nawet najlepszych systemów ERP, i jest to jeden z powodów, dla których wiele firm do tej pory nie posiada systemu zintegrowanego. Być może dlatego najlepszym sposobem na automatyzację rozliczeń jest prowadzenie ich nie w systemie finansowym, lecz w zintegrowanym z nim, dedykowanym systemie rozliczeniowym.
Tym tokiem rozumowania poszedł SOFT TEAM Consulting, przygotowując jedyne w swoim rodzaju rozwiązanie do rozliczania dowolnie skomplikowanych transakcji w branży budowlano-montażowej. Rozwiązanie o nazwie „przedsionek dokumentów” jest jednym z modułów add-on dla systemu SAP Business One opracowanych przez SOFT TEAM Consulting.
„Przedsionek dokumentów” pozwala firmom z branży budowlano-montażowej m.in.:
- Na bieżąco porządkować napływające dokumenty na potrzeby rozliczeń według przyjętych kryteriów
- Elastycznie uzgadniać salda netto z kontrahentami zanim dokumenty zostaną przekazane do księgowania
- Wychwytywać pomyłki i/lub nierzetelność poddostawców dzięki możliwości łatwego przeglądania wszystkich dokumentów w jednym miejscu
- Unikać konieczności korygowania zaksięgowanych transakcji dzięki możliwości bieżącego podglądu „przedsionka dokumentowego” według różnych kryteriów
- Rejestrować i rozliczać kompensaty wielostronne, z księgowaniem należności i zobowiązań jako różnic netto
- Rejestrować szczegółowo zaliczki, przedpłaty, kaucje, cesje itp., a jednocześnie księgować tylko wynikowe sumy netto
- Raportować wynik finansowy poszczególnych spółek i całej grupy kapitałowej, a także stan rozliczeń wzajemnych w ramach grupy – z uwzględnieniem dokumentów, które nie zostały jeszcze zaksięgowane
Rozbudowana obsługa ustanawiania i rozliczania kaucji gwarancyjnych
Kaucje gwarancyjne to podstawowy instrument zapewnienia jakości i terminowości prac w branży budowlano-montażowej. To także jeden z najważniejszych czynników kształtujących rentowność kontraktów i całości działalności. Opracowane przez Consorg rozwiązanie, mające postać modułu add-on dla systemu SAP Business One, pozwala kompleksowo zautomatyzować zarządzanie kaucjami.
Rozwiązanie Consorg pozwala rejestrować wszystkie ustanawiane kaucje gwarancyjne, zarówno udzielane inwestorom, jak i pobierane od poddostawców i podwykonawców. Rejestrowana jest nie tylko kwota, ale również szczegółowe warunki wypłacania, rozliczania i zwracania kaucji. Oprócz przechowywania wszystkich informacji o kaucjach w jednej, łatwo dostępnej kartotece, rozwiązanie Consorg pozwala m.in.:
- Wiekować należności i zobowiązania kaucyjne na potrzeby bieżącej oceny płynności w skali pojedynczych spółek oraz całej grupy kapitałowej
- Szybko oceniać, jaka część przyjętych kaucji może być zainwestowana w płynne aktywa finansowe
- Filtrować kaucje według wysokości kwot, typu kontrahentów, prawdopodobieństwa konieczności wypłaty itp.
- Zarządzać procesem i dokumentami związanym i z ustaleniem wysokości kaucji do wypłaty
Wiele grup kont księgowych dla kontrahenta (np. będącego jednocześnie odbiorcą i dostawcą)
Występowanie tego samego kontrahenta jako klienta, a jednocześnie poddostawcy lub podwykonawcy, jest w branży budowlano-montażowej powszechne. Wpisywanie tego samego podmiotu do kilku kartotek stwarza ryzyko, że relacja z kontrahentem nie będzie należycie nadzorowana, lub że powstaną niepotrzebne problemy, na rozwiązanie których trzeba będzie poświęcić dodatkowy czas i środki.
Tworząc rozwiązanie dla branży budowlano-montażowej SOFT TEAM Consulting wyszedł z założenia, że ta sama firma może być widziana w systemie informatycznym w kilku rolach jednocześnie, m.in. dostawcy, klienta, klienta potencjalnego, klienta gotówkowego, klienta powiązanego. W praktyce każdemu kontrahentowi mogą być przypisane oddzielne struktury kont analitycznych.
Firmy korzystające z rozwiązania SOFT TEAM Consulting mogą m.in.:
- Łatwo rozliczać kompensaty dwu- i wielostronne
- Szybciej i pewniej ustalać wysokość należności i zobowiązań miedzy spółkami w grupach kapitałowych
- Unikać problemów i błędów związanych z niezależnym rozliczaniem tego samego kontrahenta przez dwie różne osoby
- Elastyczniej zarządzać relacjami z kontrahentami, z którymi prowadzą regularną współpracę
Automatyczne generowanie oddzielnej struktury analitycznych kont księgowych dla każdego kontraktu
Planowanie i śledzenie kosztów poszczególnych kontraktów wymaga stosowania od początku szczegółowego rejestrowania wszystkich zdarzeń związanych z kontraktem. Najprecyzyjniejszym, a jednocześnie najbardziej efektywnym sposobem szczegółowego śledzenia kosztów kontraktów jest wydzielenie dla każdego z nich oddzielnej struktury kont analitycznych.
Dokładnie takie rozumowanie przyjął SOFT TEAM Consulting, tworząc rozwiązanie informatyczne dla branży budowlano-montażowej. W większości kontraktów zakres śledzonych informacji jest podobny, dlatego SOFT TEAM Consulting stworzył prosty program, umożliwiający „klonowanie” struktur kont analitycznych istniejących kontraktów na potrzeby nowych. W rezultacie, firma korzystająca z rozwiązania.
SOFT TEAM Consulting może:
- Bardzo szybko definiować w systemie SAP Business One nowy kontrakt wraz z przypisanym do niego wydzielonym zestawem kont analitycznych
- Utrzymać prostotę rozliczeń, dzięki pełnej separacji kosztów poszczególnych kontraktów
- Łatwo śledzić wszystkie przychody i koszty związane z kontraktem, bez konieczności dodatkowego filtrowania i obróbki danych w arkuszach
- Uzyskać efekty porównywalne z wdrożeniem naliczania kosztów metodą ABC (Activity Based Costing) bez wysiłku związanego z jej pełnym wdrażaniem
Wiele kontraktów przypisanych do jednej budowy lub wiele budów przypisanych do jednego kontraktu
Wybór perspektywy rozliczeniowej zależy od konkretnych okoliczności. Bardzo często pojedynczy kontrakt jest równoważny jednej budowie. Ale nie zawsze. Zdarza się, że celowe jest podzielenie dużego przedsięwzięcia na kilka niezależnych kontraktów, np. realizowanych z różnymi grupami podwykonawców lub za pośrednictwem różnych spółek w ramach grupy kapitałowej. Bywa także, że w ramach jednego kontraktu ramowego firma ma wykonać kilka przedsięwzięć budowlanych.
Elastyczność jest wartością, z której nie warto rezygnować, dlatego w swoim rozwiązaniu przeznaczonym dla branży budowlano-montażowej SOFT TEAM Consulting daje klientom pełną swobodę wyboru sposobu rozliczeń. Rozwiązanie, które ma formę modułu add-on do renomowanego systemu ERP SAP Business One, pozwala m.in.:
- Zdefiniować kontrakt opiewający na jedną budowę
- Zdefiniować kontrakt ramowy, w ramach którego realizowane jest szereg budów
- Zdefiniować budowę, w ramach której realizowane jest wiele niezależnych kontraktów cząstkowych
- Rozliczać poszczególne kontrakty i budowy oddzielnie, a także w grupach, np. wszystkie kontrakty spółki, lub wszystkie budowy spółki, lub wszystkie budowy w ramach kontraktu itp.
Szczegółowa, wielowymiarowa ocena rentowności kontraktów przed ich podpisaniem i w trakcie ich realizacji
Prowadzenie dużej liczby skomplikowanych projektów, które przy tym są rozłożone w czasie realizowane w rozproszeniu, wymaga umiejętności rezygnowania z projektów nie rokujących minimalnej stopy zwrotu. Dla każdej firmy stopa ta jest inna, lecz potrzeby w dziedzinie analizy rentowności są podobne i w dużej mierze niezaspokojone.
Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting dla firm z branży budowlano-montażowej uwzględnia tę potrzebę. Klienci SOFT TEAM Consulting mogą sprawdzać dostępność i oferty cenowe poddostawców, dostępność zasobów własnych oraz podwykonawców. Ale nie tylko. W ramach rozwiązania opartego na systemie SAP Business One SOFT TEAM Consulting integruje system Optima Controlling – zaawansowane narzędzie wspomagające podejmowanie decyzji, oparte na modułach sztucznej inteligencji i rozwiązaniach OLAP.
Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting pozwala firmom z branży budowlano-montażowej m.in.:
- Ocenić nie tylko zdolność do realizacji kontraktu, ale także minimalny poziom marży i zwrot z kapitału według różnych modeli
- Oszacować, jak ryzyko kontraktowe, finansowe i rynkowe może wpływać na rzeczywistą rentowność kontraktu
- Ustalić, o ile należy skorygować wstępnie wyliczoną ofertę cenową, by kontrakt osiągnął założoną rentowność pomimo niekorzystnych czynników
- Precyzyjnie umiejscowić i nazwać czynniki wpływające na pogarszanie się rentowności kontraktów i podjąć odpowiednie działania korygujące
Planowanie, komasowanie i optymalizacja zamówień materiałów i usług od poddostawców i podwykonawców, a także logistyki w skali całej firmy
Opóźnienia w obiegu informacji między budowami i biurem firmy to największa bolączka firm z branży budowlano-montażowej. Bywa, że informacje o zapotrzebowaniach, poczynionych zamówieniach i rzeczywiście poniesionych kosztach trafiają do biura z kilkudniowym opóźnieniem. W rezultacie, koordynacja zamówień i logistyki jest prawie niemożliwa, co ma istotny wpływ na koszty. Opóźnienia to także dodatkowe ryzyko i podejmowanie decyzji w warunkach niepełnej informacji. Pole do usprawnień jest ogromne, a potencjalne korzyści z ich wprowadzenia – bardzo wymierne.
Mając to na uwadze, SOFT TEAM Consulting opracował rozwiązanie informatyczne (moduł Logistyka), które w czasie rzeczywistym pozwala wprowadzać do centralnego systemu zapotrzebowań, dokumentów magazynowych, zaakceptowanych faktur kosztowych itp. Kierownicy budów zyskują bieżący podgląd sytuacji kosztowej i budżetowej realizowanego kontraktu, zaś centrala firmy – aktualną informację o sytuacji na budowach, w tym o sytuacji w kosztach, zobowiązaniach i należnościach. System stwarza także podstawy do tego, by planować i koordynować zakupy i logistykę w skali całej firmy.
Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting dla firm z branży budowlano-montażowej pozwala m.in.:
- Tworzyć centralną kartotekę zapotrzebowań dla wszystkich budów i kontraktów łącznie
- Komasować zamówienia i wykorzystywać efekt skali do uzyskania korzystniejszych warunków handlowych
- Lepiej planować dostawy towarów oraz logistykę ludzi i maszyn
- Utrzymać centralną kontrolę nad zamówieniami materiałów i usług (dostawcy kwalifikowani, akceptacje, progi wartościowe itd.)
- Ograniczyć zakupy ad hoc po cenach odbiegających od wcześniej wynegocjowanych
- Automatycznie gromadzić, sortować i wstępnie dekretować dokumenty potwierdzające dostawy towarów na postawie akceptów kierowników budów – jeszcze przed księgowaniem (tzw. „przedsionek dokumentów”)
- Automatycznie powiadamiać o wystąpieniu określonych, zdefiniowanych wcześniej zdarzeń (przekroczenie progu, brak zgodności z umową itp.)
- Automatycznie raportować stany magazynowe i porównania stanów z zapotrzebowaniami w rozbiciu na budowy, kontrakty, spółki i łącznie dla całej grupy kapitałowej
Śledzenie aktualnego stanu kontraktów, rozliczeń z kontrahentami, wyniku finansowego i płatności z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie
Zbieranie informacji w czasie rzeczywistym umożliwia jej szybkie agregowanie i wyciąganie wniosków w skali całej firmy. Osoby podejmujące ważne decyzje często znajdują się jednak w podróży i samo zgromadzenie informacji nie oznacza, że właściwa decyzja zostanie podjęta we właściwym czasie. Dzięki nowoczesnym technologiom ważne dane mogą być dostępne dla uprawnionych osób z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.
Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting dla branży budowlano-montażowej obejmuje portal WWW, za pośrednictwem którego uprawnione osoby mogą wygodnie, a jednocześnie bezpiecznie, sprawdzać ważne dla nich raporty, a także akceptować dokumenty, zlecać płatności i wydawać inne dyspozycje. Do pracy w podróży można wykorzystać komputer przenośny lub urządzenie kieszonkowe typu PDA.
Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting pozwala m.in.:
- Udostępniać online raporty uprawnionym użytkownikom za pośrednictwem bezpiecznego kanału komunikacyjnego
- Udostępniać online podgląd kartotek, dokumentów i transakcji
- Udostępniać online wybrane funkcje systemu SAP Business One i modułów dodatkowych, pozwalające na zdalną pracę osób o różnych zakresach obowiązków
- Wysyłać powiadomienia o pojawieniu się nowych raportów za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wiadomości SMS
- Prowadzić analizy i generować raporty ad hoc
Autoryzacja przy dodawaniu nowych poddostawców, indeksów towarowych, cenników, itd.
Użyteczność systemów informatycznych wspomagających zarządzanie zależy od tego, jak bardzo można ufać zawartym w nich informacjom. Utrzymanie wysokiego zaufania wymaga, aby dane słownikowe mające wpływ na interpretację informacji, wyliczenia itp. wprowadzały do systemu wyłącznie osoby kompetentne, posiadające doświadczenie, oraz stosowne uprawnienia.
SOFT TEAM Consulting zadbał o to, by rozwiązanie dla firm z branży budowlano-montażowej umożliwiało precyzyjną kontrolę wprowadzania ważnych informacji.
Dzięki temu, Klienci SOFT TEAM Consulting mogą mieć m.in. pewność, że:
- Generując oferty posługują się cennikami zatwierdzonymi przez uprawnione osoby
- Indeksy materiałowe są aktualne i zostały zweryfikowane przez uprawnione osoby
- Poddostawcy z listy kwalifikowanej nie stanowią dla firmy źródła ryzyka handlowego
- Zasoby i towary zarezerwowane na potrzeby określonego kontraktu rzeczywiście pozostaną nienaruszone
- Przedstawiciel firmy nie podpisze kontraktu z marżą niższą, niż ustalona przez zarząd marża minimalna
- Dyspozycje przelewów nie zostaną wysłane do banku, dopóki nie wydane zostaną akcepty przez wszystkie wymagane osoby
Elastyczne definiowanie, formalne akceptowanie i rozliczanie płatności
Działalność w branży budowlano-montażowej wymaga dyscypliny i sprawności w dziedzinie obsługi płatności bankowych. Duża liczba kontrahentów i asortymentów, silne rozproszenie transakcji w czasie i przestrzeni oraz ich skomplikowanie, każe traktować płatności jako obszar podlegający szczególnemu nadzorowi.
SOFT TEAM Consulting postanowił uczynić obsługę płatności łatwą i elastyczną, nie rezygnując przy tym z bezpieczeństwa i mechanizmów kontroli merytorycznej. Dwa słowa kluczowe opisujące moduł płatności bankowych dostępny w ramach rozwiązania dla branży budowlano-montażowej to: uprawnienia i automatyzacja.
Moduł ten pozwala m.in.:
- Definiować dowolnie skomplikowane ścieżki zatwierdzania przelewów w zależności od różnych kryteriów (kwota, typ kontrahenta, typ zobowiązania, typ transakcji, forma rozliczenia, waluta itp.)
- Definiować i realizować przelewy w automatycznym powiązaniu z dokumentami rozliczeniowymi
- Definiowanie przelewów na całość kwoty w rozbiciu na wiele podmiotów, banków, rachunków
- Definiowanie płatności zbiorczych, obejmujących jedną kwotą wiele dokumentów rozliczeniowych
- Definiowanie płatności częściowych, jak raty, przedpłaty, zaliczki, kaucje itp. i kojarzenie ich z kontraktami
- Automatycznie dołączać wyciągi bankowe do dokumentacji kontraktów
