Dystrybucja
Rozwiązanie przeznaczone dla firm zajmujących się dystrybucją żywności i półproduktów do jej produkcji.
Zarządzanie magazynami - miejsca składowania, kody kreskowe, kolejność kompletacji wg listy
Występująca w dystrybucji spożywczej duża liczba asortymentów znacznie komplikuje procesy magazynowe. W praktyce, aby proces kompletowania zleceń magazynowych przebiegał sprawnie, konieczny jest podział magazynu na wyraźnie oznaczone miejsca składowania. Istotne jest także, aby wszystkie pobrania były na bieżąco, i sposób w automatyczny, odzwierciedlane w systemie informatycznym zarządzającym magazynami.
Projektując swoje rozwiązanie branżowe dla dystrybucji spożywczej SOFT TEAM Consulting uwzględnił te, i wiele innych czynników. W systemie, który jest rozszerzeniem renomowanego systemu SAP Business One, istnieje możliwość zdefiniowania wielu magazynów. W każdym magazynie można wydzielić dowolną liczbę miejsc magazynowych – dla kategorii produktowych lub poszczególnych asortymentów. Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting obejmuje moduł do zarządzania kodami kreskowymi, możliwe jest definiowanie optymalnej ścieżki kompletowania zlecenia magazynowego, śledzenie aktualnego stanu kompletacji, oraz stanu przygotowania skompletowanego zlecenia do wysyłki.
Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting dla dystrybucji spożywczej pozwala m.in.:
- Definiować w systemie wiele magazynów, a w ich ramach wiele miejsc magazynowych
- Wykorzystywać miejsca magazynowe jako strefy dla kategorii produktów lub dla poszczególnych asortymentów
- Oznaczać kodami kreskowymi magazynierów, urządzenia pomocnicze (wózki itp.) miejsca magazynowe, miejsca pakowania i załadunku
- Minimalizować czas potrzebny do kompletacji zleceń – dzięki automatycznie generowanym listom kompletacji
- Na bieżąco sprawdzać stan realizacji poszczególnych zleceń magazynowych
- Wystawiać dokumenty WZ na każdym etapie kompletacji zlecenia magazynowego
- Oznaczać oddzielnymi kodami kreskowymi różne typy opakowań zbiorczych dla tego samego asortymentu, np. palety, kartony, zgrzewki, czteropaki itp.
Zarządzanie magazynami – partie, terminy przydatności, FIFO, stany minimalne
Dystrybucja spożywcza stawia bardzo wysokie wymagania w dziedzinie logistyki wewnątrzmagazynowej. Konieczne jest śledzenie partii towaru na każdym etapie obrotu, terminów przydatności do spożycia, a także zachowanie zasady FIFO. Na bazie systemu SAP Business One SOFT TEAM Consulting opracował rozwiązanie dla dystrybucji spożywczej, które kompleksowo automatyzuje te zagadnienia.
W rozwiązaniu SOFT TEAM Consulting każda dostawa, lub nawet tylko jej część, może być oznaczona jako oddzielna partia i przypisana do określonego zakresu miejsc magazynowych. Jednocześnie, dla każdej partii można określić zarówno datę produkcji, jak i datę przydatności do spożycia. System automatycznie zarządza kolejkowaniem wydań towaru z zachowaniem zasady FIFO dla wszystkich, lub tylko wskazanych indeksów towarowych. Dla każdego indeksu można ponadto zdefiniować stany minimalne i automatycznie alertować przekroczenie progów minimalnych.
Dzięki rozwiązaniu SOFT TEAM Consulting firmy działające w branży dystrybucji spożywczej mogą:
- Wydzielać wiele partii towaru z jednej dostawy, np. w celu ograniczenia wielkości partii do pojemności miejsca magazynowego
- Definiować i śledzić partie towarów na przestrzeni całego cyklu obrotu, wspierając działania w dziedzinie bezpieczeństwa obrotu i zapewnienia jakości
- Ograniczać ryzyko strat – dzięki kolejkowaniu wydań towaru do sprzedaży zgodnie z kolejnością dostaw (FIFO)
- Śledzić daty produkcji i terminy przydatności do spożycia
- Płynnie uzupełniać zapasy towaru w magazynach – dzięki zdefiniowanym stanom minimalnym i alertom
Zarządzanie magazynami – indeksy wielowymiarowe, jednostki miar, przeliczenia, zamienniki, opakowania zwrotne
Dziesiątki tysięcy indeksów towarowych to w dystrybucji spożywczej nic nadzwyczajnego. Spora ich część wymaga odzwierciedlenia wariantowości (indeksy wielowymiarowe). Dla wielu z nich trzeba zdefiniować więcej niż jedną jednostkę miary oraz zapewnić ich automatyczne przeliczanie. W wielu przypadkach występuje także konieczność wskazania zamienników i uwzględniania faktu zamienności zarówno na etapie zakupu, jak i w trakcie procesu sprzedaży.
W opracowanym przez SOFT TEAM Consulting rozwiązaniu dla dystrybucji spożywczej, stworzonym na bazie systemu SAP Business One, zarządzanie indeksami wielowymiarowymi i ich grupami, wieloma jednostkami miar i przeliczeniami, a także zamiennikami, działa „prosto z pudełka”. Gotowe funkcje można dostosować do szczegółowych wymagań klienta, jeśli tylko zajdzie taka potrzeba. Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting pozwala także m.in. zarządzać procesem modyfikowania indeksów i informacji z nimi powiązanych.
Dzięki rozwiązaniu SOFT TEAM Consulting dla branży dystrybucji spożywczej, klienci mogą m.in.:
- Definiować dowolną liczbę grup indeksów i pojedynczych indeksów towarowych
- Dodawać do indeksów nowe wymiary magazynowe, jak kolor, smak, zapach, zawartość określonych składników, certyfikat itp. i wykorzystywać je przy przeszukiwaniu zawartości magazynu
- Chronić strukturę i zawartość drzewa indeksów dzięki systemowi uprawnień do modyfikowania jego zawartości
- Definiować dla indeksów lub grup indeksów więcej niż jedną jednostkę miary (waga, objętość, wymiary itp.) – dla każdego typu opakowania oddzielnie (jednostkowe, karton, zgrzewka, paleta itp.), oraz automatycznie przeliczać je
- Definiować dla każdego indeksu listę zamienników, w tym zamienników warunkowych
- Stosować odmienne jednostki miary przy zakupie i sprzedaży
- Analizować stany magazynowe według kilku jednostek miar jednocześnie, z uwzględnieniem zamienników, lub bez
- Rejestrować i rozliczać opakowania zwrotne – różnie dla różnych indeksów towarowych i różnych dostawców
Wiekowanie należności, zarządzanie kredytem, windykacja
Mając setki, a niejednokrotnie tysiące odbiorców, firmy działające w branży dystrybucji żywności muszą uważnie przyglądać się należnościom i ostrożnie zarządzać kredytem handlowym. Przy dużej masie rozliczeń i niewielkich marżach utrata płynności stanowi realne ryzyko, które należy ograniczać – również przez skuteczną windykację należności.
Na bazie systemu SAP Business One SOFT TEAM Consulting stworzył kompleksowe rozwiązanie informatyczne dla dystrybucji spożywczej. Zawiera ono liczne funkcje ułatwiające i automatyzujące m.in. wiekowanie należności, zarządzanie limitami kredytowymi, wysyłanie ponagleń oraz wspierających procesy windykacyjne.
Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting dla dystrybucji spożywczej pozwala klientom m.in.:
- Wiekować należności ogółem i dla poszczególnych odbiorców
- Wiekować należności w podziale na bieżące i przeterminowane
- Sprawdzać terminowość płatności klienta w dłuższym okresie
- Wiązać ze sobą dokumenty w celu ułatwienia ustalenia salda rozliczeń
- Symulować spływ należności na określony dzień w przyszłości
- Automatycznie uwzględniać najnowsze wyciągi bankowe w analizie należności (integracja z rozbudowanym modułem do bankowości elektronicznej obsługującym wszystkie banki)
- Automatycznie generować noty odsetkowe i ponaglenia z treścią i częstotliwością określoną indywidualnie dla każdego klienta
Zaawansowane prognozowanie sprzedaży i uzupełnianie stanów magazynowych
Konkurowanie w branży dystrybucji spożywczej polega w dużej mierze na unikaniu zbędnych kosztów i zdolności do trafnego przewidywania popytu, dzięki czemu zaangażowanie kapitału w towar można sprowadzić do optymalnego minimum. Prognozowanie wymaga jednak dobrego modelu zmienności popytu i możliwości elastycznego zarządzania jego parametrami. Czasy uzupełniania stanów „na oko” odchodzą do historii.
SOFT TEAM Consulting ma duże doświadczenie w tworzeniu modeli analizy i prognozowania popytu. Tworząc rozwiązanie dla dystrybucji spożywczej, SOFT TEAM Consulting wykorzystał swój wieloletni dorobek w dziedzinie zaawansowanej analizy danych i sztucznej inteligencji. Pozwala ono w bardzo finezyjny sposób traktować różnice w charakterze obrotu różnymi typami asortymentów, a także uwzględniać w prognozowaniu czynniki sezonowe, geograficzne, demograficzne i wiele innych – nieobecnych w prostych modelach uzupełniania zapasów.
Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting dla dystrybucji spożywczej pozwala m.in.:
- Tworzyć kroczące prognozy sprzedaży dla kategorii asortymentowych w perspektywach: miesięcznej, kwartalnej, półrocznej i rocznej
- Tworzyć kroczące prognozy sprzedaży dla poszczególnych asortymentów w perspektywie tygodniowej, miesięcznej i kwartalnej
- Proponować wielkości zamówień uzupełniających uwzględniających bieżące tempo sprzedaży, sezonowość, a także inne czynniki – różne dla różnych asortymentów
- Sterować siłą oddziaływania poszczególnych czynników na proces prognozowania i uzupełniania np. w lecie większy udział w prognozie może mieć pogoda i czynniki geograficzne, zaś np. jesienią reklama skierowana do określonej grupy docelowej
Bezpośrednia obsługa jednostek zależnych działających na terenie UE
Budowanie sieci jednostek zależnych na terenie Unii Europejskiej wymaga od firm spełnienia szeregu wymogów formalnych. Chodzi m.in. o obsługę procesu zakupu od spółki-matki zgodnie z zasadami Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towaru (WNT), unijne rozliczenie podatku VAT, rejestrowanie i rozliczanie faktur wewnętrznych, a także o sprawozdania statystyczne dla Intrastatu.
SOFT TEAM Consulting opracował rozwiązanie branżowe, dzięki któremu producenci i dystrybutorzy produktów żywnościowych mogą sprawnie i tanio budować sieć jednostek w innych krajach UE zgodnie z przepisami. Rozwiązanie ma postać systemu SAP Business One, który został wzbogacony o moduły automatyzujące zarówno obsługę obowiązków związanych z rozliczeniami, jak i raportowanie wypełnienia tych obowiązków dla spółki-matki.
Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting pozwala firmom m.in.
- Automatycznie dodawać do dokumentów rozliczeniowych numer VAT-UE
- Automatycznie rozliczać podatek VAT związany z przesunięciami towaru między magazynami zlokalizowanymi w różnych państwach UE
- Automatycznie raportować stan rozliczeń związanych z WNT do firmy-matki
- Automatycznie generować sprawozdania dla Intrastatu
Elastyczne zarządzanie księgowością w firmie wielooddziałowej
Dystrybucja spożywcza wymaga budowy jednostek terenowych, których rola coraz rzadziej ogranicza się jedynie do magazynowania i dostarczania produktów na rynek regionalny. Coraz częściej oddział terenowy zarządza lokalnie skupem surowca, kontrolą jakości i zlecaniem przetwarzania. To oznacza, że oddziały muszą mieć dużą samodzielność, w tym dostęp online do systemu ERP. Z drugiej strony, firmy obawiają się rozbudowy terenowych struktur działów księgowości.
Dla firm działających na szybko zmieniającym się rynku dystrybucji spożywczej SOFT TEAM Consulting stworzył rozwiązanie, które umożliwia zachowanie dużej elastyczności w dziedzinie sposobu działania księgowości.
Rozwiązanie, które powstało jako rozszerzenie funkcjonalności systemu SAP Business One pozwala m.in.:
- Udostępnić wybrane lub wszystkie funkcje księgowe i rozliczeniowe centralnego systemu informatycznego księgowym pracującym w oddziałach
- W bezpieczny sposób udostępnić wybrane lub wszystkie funkcje księgowe i rozliczeniowe pracownikom biur rachunkowych rozliczających oddziały
- Udostępnić oddziałom jedynie możliwość wprowadzania dokumentów, bez możliwości ich dekretowania i księgowania
- Zmienić sposób organizacji księgowości bez konieczności dokonywania zmian w systemie informatycznym
Zarządzanie segmentacją klientów, polityką sprzedaży i cennikami
W dystrybucji spożywczej polityka sprzedaży może ulegać istotnym zmianom z miesiąca na miesiąc. Aby jednak zmiany były skuteczne, i aby można było rzetelnie ocenić ich wpływ na wyniki, należy odzwierciedlić je w systemach informatycznych. Automatyzacja procesów związanych z wprowadzaniem zmian jest konieczna, ponieważ zmiany obejmują zwykle więcej niż jedną dziedzinę funkcjonalną, np. sprzedaż, logistykę i finanse.
Tworząc rozwiązanie dla firm z branży dystrybucji spożywczej SOFT TEAM Consulting wykorzystał możliwości tkwiące w module SAP CRM. Zmiany w polityce sprzedaży wprowadzone do modułu CRM w automatyczny sposób odzwierciedlane są w pozostałych modułach – bez konieczności organizowania projektu wdrożeniowego. Jednocześnie SAP CRM umożliwia zarządowi działu sprzedaży bieżący podgląd pracy handlowców.
Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting dla dystrybutorów artykułów spożywczych, pozwala im m.in.:
- Definiować segmenty rynkowe według wielkości obrotów z klientami, wielkości klientów, typów klientów, kryteriów, terytorialnych, a także kryteriów będących złożeniami kilku kryteriów podstawowych
- Definiować kwoty sprzedaży dla handlowców – globalnie oraz w przeliczeniu na poszczególne segmenty, w dowolnych okresach czasowych
- Definiować różne cenniki, grupy rabatowe i limity kredytowe dla poszczególnych segmentów klientów
- Definiować różne procedury obsługi klientów należących do różnych segmentów
- Na bieżąco rejestrować, analizować i raportować informacje o spotkaniach z klientami, szansach sprzedaży itp.
Możliwość stosowania zmiennych i stałych kursów walut na potrzeby rozliczeń z dostawcami i klientami
W dystrybucji spożywczej długoterminowe kontrakty na dostawy często zawierane są przy założeniu stałego kursu walutowego, chroniącego mniejszych dostawców przed ryzykiem walutowym. Konieczność uwzględniania zarówno stałych, jak i zmiennych kursów jest w praktyce kłopotliwa i może prowadzić do błędów w rozliczeniach i konieczności korygowania deklaracji podatkowych. Najlepiej byłoby, gdyby kurs walut można było przypisać do kontrahenta i kontraktu.
Taką możliwość mają klienci korzystający z rozwiązania SOFT TEAM Consulting dla dystrybucji spożywczej. W systemie można zdefiniować kontrakt, któremu można na stałe przypisać kursy wymiany, i które będą automatycznie pobierane ze słownika przy każdej transakcji objętej kontraktem. W ten sposób firmy zyskują nie tylko prostotę rozliczeń, ale także mniejsze ryzyko wynikające z korekt deklaracji podatkowych.
SOFT TEAM Consulting dla dystrybucji spożywczej pozwala firmom:
- Definiować w systemie kontrakty i przypisywać im stałe kursy wymiany walut
- Przypisywać wiele kontraktów jednemu kontrahentowi, przy założeniu, że każdy z kontraktów opiewa na inną walutę i/lub inny kurs
- Automatyzować pobieranie właściwego kursu waluty dla każdej transakcji objętej kontraktem
Pełne wsparcie informatyczne dla mobilnych handlowców
Realia obecnej sytuacji na rynku dystrybucji spożywczej wymuszają na dystrybutorach optymalizowanie wszystkich, nawet drobnych czynności w ramach procesów sprzedaży. W tym kierunku idą wszelkie inicjatywy, których celem jest eliminowanie opóźnień w obiegu informacji między pracownikami terenowymi i centralą firmy. Bieżące wprowadzanie danych i możliwość sprawdzenia aktualnego statusu klientów, stanów magazynowych itp. pozwala firmom działać sprawnie nawet w warunkach silnej konkurencji.
SOFT TEAM Consulting opracował branżowe rozwiązanie informatyczne, biorąc pod uwagę realne potrzeby firm działających na rynku dystrybucji spożywczej. Rozwiązanie, będące rozszerzeniem standardowej funkcjonalności renomowanego systemu SAP Business One, oferuje dystrybutorom liczne gotowe mechanizmy obsługi procesu sprzedaży mobilnej i raportowania, a także możliwość prostego tworzenia własnych, niestandardowych funkcji.
Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting dla dystrybucji spożywczej pozwala firmom działającym w tej branży m.in.:
- Automatycznie sprawdzać stan rozliczeń z klientem i jego limit kredytowy przed przyjęciem zamówienia
- Na bieżąco sprawdzać dostępność towaru w magazynie i potwierdzać zamówienia jeszcze u klienta
- Na bieżąco rejestrować i wysyłać do firmy informacje o facingu, cenach i innych działaniach konkurencji w terenie
- Przeprowadzać badania ankietowe podczas spotkania z klientem
- Zdalnie korzystać z funkcji niezwiązanych bezpośrednio ze sprzedażą za pośrednictwem urządzeń PDA/Smartphone’ów (wymaga integrującego się z SAP Business One rozwiązania Mobile@Connector partnera SOFT TEAM Consulting – firmy Logotec Engineering)
Sprzedaż obwoźna (van-selling) z fakturowaniem u klienta
Sprawność w dystrybucji spożywczej ma wiele wymiarów. Jeśli np. fakturę można wystawić i wręczyć klientowi w momencie przekazania mu towaru, firma może udzielać kredytu kupieckiego na okres krótszy o kilka dni. W skali całej firmy, w okresie całego roku, zmniejsza to zapotrzebowanie na kapitał, a jednocześnie zmniejsza średnie ryzyko finansowe działalności. Sprzedaż obwoźna daje też oczywiście inne korzyści, np. możliwość upewnienia się, że nawet w okresach wzmożonego popytu jej towar jest dostępny w sklepach.
SOFT TEAM Consulting opracował rozwiązanie dla dystrybucji spożywczej, umożliwiające zorganizowanie i prowadzenie sprzedaży obwoźnej z fakturowaniem u klienta. System traktuje samochód jako oddzielny magazyn, z którego handlowiec wydaje towar klientowi. System może wykorzystywać bufor fakturowy (z możliwością wychwycenia nieprawidłowości przed księgowaniem) lub bezpośrednie księgowanie w systemie finansowym. Handlowcom można udostępnić dowolny zakres funkcjonalności systemu centralnego, według indywidualnych uprawnień (wymaga integrującego się z SAP Business One rozwiązania Mobile@Connector partnera SOFT TEAM Consulting – firmy Logotec Engineering).
Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting dla dystrybucji spożywczej pozwala m.in.:
- Przypisywać towar do samochodów przez dokumenty MM
- W czasie rzeczywistym informować centralę o stanie sprzedaży
- Wystawiać faktury za towar na miejscu, u klienta
- Księgować faktury automatycznie w systemie centralnym lub przechowywać je w buforze do przejrzenia przez księgowość
- Poprawić płynność dzięki szybszemu spływowi należności
- Zmniejszyć ryzyko finansowe dzięki zwiększeniu udziału rozliczeń gotówkowych w sprzedaży
Portal informacyjno-raportowy dla kluczowych menedżerów
Sprawność na rynku dystrybucji spożywczej zależy od zdolności kluczowych osób do szybkiego podejmowania trafnych decyzji. Aby ten cel osiągnąć, dane z terenu muszą być automatycznie gromadzone, agregowane i interpretowane. Muszą być także na czas dostarczane właściwym osobom, które przecież nie zawsze pracują w biurze. Tempo zdarzeń wymaga połączenia analizy danych ze wspomaganiem decyzji, raportowaniem oraz zdalnym udostępnianiem raportów.
Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting dla dystrybucji spożywczej ma wszystkie te cechy. Wykorzystując system SAP Business One jako podstawę, SOFT TEAM Consulting stworzył portal WWW, w którym kluczowi menedżerowie mogą na bieżąco śledzić interesujące ich dane i wskaźniki – każdy w określonym obszarze. Podstawą rozwiązania jest wbudowany w SAP Business One system do prowadzenia analiz wielowymiarowych (OLAP), narzędzia generujące raporty oraz zintegrowany z systemem system portalowy.
Rozwiązanie portalowe SOFT TEAM Consulting dla kluczowych menedżerów pozwala klientom:
- Agregować dane z wielu źródeł w czasie rzeczywistym i na ich podstawie generować gotowe raporty dziedzinowe dla menedżerów lub raporty zbiorcze dla zarządu
- Generować raporty wielowymiarowe, umożliwiające zmianę zakresu i układu danych – na potrzeby menedżerów działów lub menedżerów produktów
- Generować raporty zawierające nie tylko zestawienia tabelaryczne, lecz również kluczowe wskaźniki, wykresy trendów itp.
- Udostępniać te same raporty jednocześnie w systemie SAP Business One oraz poprzez portal WWW, dzięki czemu mogą być dostępne dla osób łączących się z firmą zdalnie za pośrednictwem laptopów
- Udostępniać kluczowe raporty i wskaźniki za pośrednictwem urządzeń kieszonkowych PDA/smartphone’ów (wymaga integrującego się z SAP Business One rozwiązania Mobile@Connector partnera SOFT TEAM Consulting – firmy Logotec Engineering)
