Jednostki administracyjne obsługują coraz więcej skomplikowanych spraw, wymagających gromadzenia i przetwarzania dużej liczby dokumentów – często oryginałów otrzymanych od wnioskodawców. Z tego powodu urzędy muszą dbać o to, aby żaden dokument nie zaginął i prowadzić ich ścisłe rejestry. Nowe technologie w połączeniu z oprogramowaniem do zarządzania dokumentami mogą w tym urzędom wydatnie pomóc.

Procesy legalizacji, dopuszczeń, pomiarów, wydawania certyfikatów, itp. stanowią unikalne zadania administracyjne, odbiegające od typowej dla większości urzędów procedur i obiegów dokumentów. Procesy przebiegają często niestandardowo, wymagają podróży, współpracy z ekspertami zewnętrznymi, wykorzystania nietypowych narzędzi i urządzeń itp. Zwykle konieczne jest także wykonywanie nietypowej dokumentacji, oraz jej archiwizowanie na potrzeby audytu.

W nowoczesnym urzędzie wszystkie sprawy są jednolicie rejestrowane i obsługiwane zgodnie z odpowiednim dla niej obiegiem, uwzględniającym ścieżkę formalną, statusy, a także ustawowe i wewnętrzne limity czasowe. Wiele organizacji użyteczności publicznej wdraża niezależne systemy obiegu dokumentów, które jednak trzeba później integrować z pozostałymi systemami. Rozwiązanie SOFT TEAM Consulting dla administracji publicznej pozwala urzędom zrezygnować z tych dodatkowych wydatków i kłopotów.

Administracja publiczna współpracuje z podmiotami zewnętrznymi, będącymi dostawcami określonych towarów lub usług. Jednostki, które prowadzą działalność polegającą na legalizacji, dopuszczeniach, pomiarach, czy wydawaniu certyfikatów itp. współpracują z zewnętrznymi ekspertami i firmami specjalistycznymi i w związku z tym prowadzą dużo tego rodzaju rozliczeń. Przepisy nakładają na jednostki administracji szczegółowe obowiązki rejestracji i rozliczania tego rodzaju transakcji, więc wszelka automatyzacja rozliczeń jest mile widziana.